在一次审计中遇到一采购环节内部控制做得非常好的食堂老板,我问他如何防范食堂采购中的贪污问题的。为什么这样问,因为任何商品的标准都不如粮油青菜油盐酱醋鸡鸭鱼肉复杂;任何商品质量都不如每天需要变换口味的饭菜难以衡量;任何产品的价格都不如客户顿顿吃的东西敏感。他给我详细的讲了的管理办法,总结为以下几点:
一、建立正确的管理理念和良好的控制环境
用他的话就是“控制吃回扣,靠人管人不管用;要从源头控制;要把大权化成小权控制;要用规则法律控制;要让人自己控制自己”
二、识别风险评估
对于食堂,她的风险就是:如何让吃饭的人满意是食堂最大的风险;防止采购过程中各种漏洞也是食堂管理中风险
三、对以识别的风险采取控制活动
大师傅负责青菜副食
食堂经理买清洁用品等杂项
由老板亲自负责炉灶器具锅碗瓢盆等固定资产
“我们只监督买回来的东西是不是短斤少两,因为很多东西是大师傅去市场订,供应商给送;送来的东西由厨房小工复秤记录。”
“洗菜的小工监督过秤,他不仅需要复秤,还要记录”
“米面的招标权交给食堂经理,但是招标必须按老板制定的方法招”
从他的做法充分体现了的职责分割:授权、批准、执行、记录由不同员工办理
四、信息与沟通
“我终于说服物业公司把分餐制改成合餐制 ”——与外部沟通
“我和大师傅在制定菜式时就想方设法,让中午和晚间每顿饭都必须有一个口味重,能下饭的菜。”——与下级沟通
“洗菜的小工监督过秤,他不仅需要复秤,还要记录的,短秤了,还要找大师傅对证”——同级沟通
五、监督
绩效考核:
“得鼓励大师傅,食堂就餐者每个月对饭菜质量有评分,评分越高,大师傅奖金就越高”
“采购权分开,对比性价”,“扫把抹布员工制服这些杂品由每个食堂经理购买。比如:别的食堂拖把5元钱,你买的拖把10元钱,你能不心虚吗”
“集中管理”,比如:我把粮油酱味的招标权下放到一个食堂经理那里,由他代替其他五间食堂采购。当然招标是轮流坐庄,下一年由另外一个食堂的经理负责。
希望我们能从这位老板的故事中得到启发。 |